Onze tips voor oplossingen die lang meegaan

Duurzame oplossingen door anders te beslissen

Toen we op Kanaal30 een rondleiding kregen om te zien of we hier ons kantoor wilden vestigen, stonden we voor een dilemma. We waren nog maar net begonnen met De PlaatPraters, kregen geen zakken met geld binnen, en bij Kanaal30 kantoor hebben hield in dat we ons kantoor moesten bouwen én vooral kopen.

Feikes ogen begonnen te twinkelen en ons onderbuikgevoel hakte de knoop door. De bouw van ons kantoor was een geweldige periode en inmiddels zien we de waarde er driedubbel van in. Wie langskomt op kantoor, is steevast onder de indruk van de inspirerende omgeving en een enkeling wil nog wel eens vragen of er nog plek is. 

We zien zo’n zelfde keuze ook bij de organisaties waar we mee werken: er is een vraagstuk en de bekende oplossing daarvoor is het inplannen van een aantal vergaderingen rondom dit vraagstuk. Er zijn wel eens frustraties over de vergaderingen, maar ergens voelen ze ook bekend en comfortabel. 

Nadat een groep voor het eerst kennis heeft gemaakt met de visuele, design thinking-manier van werken, overheerst echter verbaasd enthousiasme: “ik had niet gedacht dat we dit konden!” of “dit moeten we veel vaker zo gaan doen” horen we nog wel eens voorbij komen. 

Ouderwets vergaderen V.S. creatieve sessies

We vertellen graag wat meer over de verschillen die bovenstaande reacties mogelijk maken, zodat je deze (ook zonder creatieve tekensessies) nu al kan gaan toepassen. Deze manieren vereisen een investering vooraf (meer tijd, energie of geld), om op de lange termijn een efficiëntere, ontspannen manier van werken teweeg te brengen.

‘Wie het hardst praat, wordt het meest gehoord’ wordt ‘iedereen om input vragen’

Om tot een oplossing te komen waar het hele team achter staat, moet je weten wat het team dan eigenlijk vindt en wil. Het héle team! Door iedereen te vragen om input op te schrijven of vooraf toe te sturen, geef je iedereen de kans zich te uiten.
Zo vraagt ons kantoorverzamelgebouw regelmatig om ideeën van huurders die dit een betere plek maken. Één opdrachtgever ontdekte De PlaatPraters tijdens een markt die door een andere huurder op Kanaal30 georganiseerd werd. Daarnaast dragen alle huurders individueel bij aan een inspirerende plek.

‘Urenlang praten zonder ergens te komen’ wordt ‘krachtig naar oplossingen door goede voorbereiding’

Laat een klein groepje de voorbereiding doen voor een vergadering met iedereen. Bepaal wat het doel is van de vergadering en visualiseer dit; schrijf het desnoods groot op een vel papier. Alle inbreng die niet bijdraagt aan dit doel, wordt verplaatst naar een volgende vergadering!
Je kunt werken met ‘huiswerk’, zodat de gespreksstof al op tafel ligt bij aanvang van de bijeenkomst. Zo is er minder ruimte om op zijsporen te komen.

‘Plannen zonder draagvlak’ worden ‘Gedragen oplossingen’

Zorg ervoor dat de notulen zichtbaar worden voor iedereen. Visual recording is een mooie manier, maar ook in woorden wordt al duidelijk wat de conclusies van de vergadering zijn. Geef iedereen de ruimte om aan te geven wanneer een genoteerd punt nog niet goed voelt. Dit is het moment om er nog mee aan de slag te gaan!
Als een van je teamleden geïnteresseerd is in visual note taking, kun je diegene natuurlijk een training laten volgen om nog visueler bij te kunnen dragen aan deze methode.
Wij tekenen niet alleen bij anderen, maar ook de Kanaal30-vergaderingen worden regelmatig gevisualiseerd voor iedereen die er wel en niet bij kon zijn. Zo zorgen we ervoor dat alle huurders laagdrempelig geïnformeerd blijven door de nieuwe afspraken en ideeën.

‘Doorgaan omdat dit nu eenmaal is hoe we het doen’ wordt ‘Investeren in ontspannen bijeenkomsten’

Voelen bovenstaande punten als veel werk? Misschien kun je een teamlid aanwijzen als facilitator, om hiermee aan de slag te gaan. Een externe facilitator inhuren, of training volgen voor verschillende sessie-methodieken zijn ook opties. Als je merkt dat er veel te verbeteren valt, kan het de moeite waard zijn om nú te investeren in verandering, om later de vruchten te plukken. Laat je verrassen door de uitkomsten, zoals wij verrast werden door onze mooie werkplek!

‍

Al deze stappen zijn in kleine of grotere mate door te voeren. Natuurlijk zijn we ook benieuwd naar jouw ideeën bij effectief en efficiënt vergaderen: wat helpt jouw team bij het maken van de beste plannen?